Fietsevenementen zijn een fantastische manier om de gemeenschap bij elkaar te brengen en tegelijkertijd geld in te zamelen voor je club of organisatie. Of het nu gaat om een ontspannen familie-uitje of een meer uitdagende tocht voor serieuze fietsers, het organiseren van een fietstocht kan zowel leuk als lucratief zijn. Hier lees je hoe je dit evenement succesvol opzet, sponsoren werft en de dag zelf organiseert.
1. Planning en opzet
Begin met het bepalen van de route. Kies een veilige en schilderachtige route die geschikt is voor alle leeftijden en vaardigheidsniveaus. Je kan ook een lange en korte route maken. Denk aan lokale fietspaden, parken of rustige landwegen. Zorg ervoor dat de route duidelijk is gemarkeerd en dat er voldoende rustplaatsen zijn.
Bepaal ook de datum en de starttijd van het evenement. Houd rekening met het weer en andere lokale evenementen om een maximale opkomst te garanderen. Zorg voor voldoende tijd om het evenement te promoten.
2. Sponsoring
Benader lokale bedrijven voor sponsoring. Bied bijvoorbeeld aan om hun logo op promotiemateriaal te plaatsen in ruil voor hun steun. Sponsoren kunnen financieel bijdragen of prijzen doneren voor de winnaars of deelnemers.
Stel een systeem op waarbij deelnemers zich laten sponsoren per afgelegde kilometer. Dit moedigt hen aan om meer mensen bij hun inspanningen te betrekken en verhoogt het totale bedrag dat voor je club wordt ingezameld.
3. Registratie en deelname
Zet een eenvoudig registratieproces op. Dit kan online of op papier. Bepaal een inschrijfgeld dat de kosten dekt en helpt bij het inzamelen van geld. Bied verschillende categorieën aan, zoals individuele deelnemers, gezinnen of teams.
4. De dag zelf
Op de dag van het evenement, zorg voor een duidelijk start- en eindpunt. Stel een registratiedesk in en zorg voor een warming-up voor de deelnemers. Het is ook belangrijk om EHBO en technische ondersteuning voor fietsen beschikbaar te hebben.
Moedig deelnemers aan om op tijd te beginnen en markeer de route duidelijk. Zorg voor voldoende vrijwilligers langs de route voor ondersteuning en aanmoediging.
Na afloop van de fietstocht kun je een kleine ceremonie houden om de deelnemers te bedanken en eventuele prijzen uit te reiken. Dit is ook een goed moment om de totale opbrengst voor de club bekend te maken.
