Overweeg eens een grondige evaluatie van je organisatie. Het kan verhelderend werken om met een nieuwe invalshoek naar bestaande procedures te kijken, zeker als je al lang bij de organisatie betrokken bent. Vraag jezelf af: sluit onze huidige werkwijze nog aan bij de verwachtingen en behoeften van zowel huidige als toekomstige vrijwilligers?
Denk na over de volgende vragen om je organisatie te toetsen: #
- Kunnen uitgebreide taken (die nu door één persoon worden gedaan) opgesplitst worden om de werkdruk over meerdere vrijwilligers te verdelen?
- Is de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie optimaal, of worden beslissingen top-down genomen zonder veel inspraak?
- Voelen vrijwilligers zich gehoord en onderdeel van het besluitvormingsproces, zodat er een solide basis (draagvlak) is voor het beleid dat wordt uitgevoerd?
- Wordt er voldoende vertrouwen in de vrijwilligers gesteld zodat zij hun taken naar behoren kunnen vervullen?
- Is er voor elke vrijwilliger een duidelijk aanspreekpunt beschikbaar?
- Zijn alle vrijwilligers op de hoogte van hun rol en positie binnen de organisatiestructuur?
Het is verstandig om een vrijwilligerscoördinator te benoemen. Deze persoon beheert het vrijwilligersbeleid, voert gesprekken met zowel de vrijwilligers als het bestuur en fungeert als schakel tussen beide.
Het is eveneens waardevol om kritisch te kijken naar de ‘menukaart’ van functies, rollen, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, vereiste competenties en de verwachte tijdsbesteding. Dit draagt bij aan een heldere en functionele organisatie waar vrijwilligers zich gewaardeerd en betrokken voelen.
Taakomschrijving: Voor het effectief werven van nieuwe vrijwilligers is het essentieel om een heldere taakomschrijving te hebben. Door precies te definiëren wat de organisatie zoekt en verwacht van een vrijwilliger, vergroot je de kans op het vinden van de juiste persoon voor de rol.
